Tips Merawat Dokumen Penting

Tips Merawat Dokumen Penting - HOKIO - Diantara Anda barangkali sudah mengalami stress ketika dokumen berharga yang dimiliki rusak, lupa naruhnya atau bahkan malah sudah hilang. Padahal, saat itu Anda sangat membutuhkan dokumen tersebut untuk mengurus sesuatu yang penting dan sangat mendesak.

Akibat kondisi ini, sudah barang pasti emosi Anda yang keluar. Bahkan, tidak jarang orang lain yang sebenarnya tidak tahu menahu soal ini jadi sasaran kemarahan. Nah, kalau sudah begini maka urusannya malah tambah bikin stress.

Untuk mengindari hal seperti ini maka mulai sekarang Anda harus segera merawat dokumen penting sebaik mungkin. Sebab, dokumen tersebut suatu saat pasti akan dibutuhkan. Baik, oleh diri Anda sendiri, keluarga atau bahkan orang lain.
Jika semua dokumen Anda terawat dan tersimpan baik maka jika sewaktu-waktu memerlukan tidak akan jadi persoalan.

Sebelum kami beritahukan soal perawatan, ada baiknya Anda tahu apa saja yang termasuk dokumen penting tersebut.

Secara umum dokumen penting itu ada beberapa macam. Yakni, dokumen yang terkait dengan diri sendiri, keluarga, orang tua dan orang lain.

Dokumen diri sendiri misalnya, Akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah, raport, STTB, Paspor, SK Pegawai / karyawan atau piagam penghargaan. Dokumen keluarga antara lain, Kartu Keluarga (KK), surat nikah, sertifikat tanah, STNK, BPKB.

Dokumen orang tua yakni, dokumen yang dimiliki oleh orang tua yang suatu saat akan dibutuhkan anak-anaknya. Khususnya ketika orang tua sudah meninggal. Misalnya, SK pensiun, surat nikah, dll. Kemudian, surat perjanjian kerja, sewa menyewa, utang-piutang, kontrak, jual-beli, dll merupakan contoh dokumen penting yang berhubungan dengan orang lain.

Selain itu, ada pula arsip atau dokumen penting yang tidak berbentuk surat. Antara lain, foto-foto diri, orang tercinta, keluarga dan lainnya. Disamping itu, ada pula yang dalam bentuk benda. Contohnya, piala, lukisan, hiasan dinding dan juga benda-benda antik.

Baik dokumen atau barang penting yang berbentuk surat atau benda kalau tidak dirawat juga akan rusak dan membuat kita menyesal dikemudia hari. Namun, resiko yang didapat lebih besar jika dokumen berupa surat penting ini yang rusak.

Karena dokumen ini biasanya rutin kita gunakan dalam hidup ini. Nah, untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan berikut ini kami sampaikan cara yang baik untuk merawat dokumen penting.

Cara aman yang utama adalah dengan memperbanyak dokumen yang Anda miliki secepatnya. Caranya, dengan difot kopi atau discanner. Simpan dokumen kopian ini dengan baik di lemari Anda atau tempat aman lainnya. Untuk dokumen yang discanner bisa disimpan di flash disk, CD atau komputer.

Penggandaan dokumen ini sangat penting manfaatnya. Jika sewaktu-waktu dokumen yang asli rusak, hilang maka Anda bisa mengurus lagi dengan cepat. Adanya dokumen kopian ini akan memudahkan pengurusan untuk mendapatkan dokumen pengganti.
Agar dokumen tidak rusak dimakan serangga, kena air dan sobek sebaiknya dilaminating plastik. Ijazah, piagam penghargaan, KK. Akta kelahiran adalah contoh dokumen yang wajib Anda laminating. Sebaiknya, saat digandakan atau dikopi sebaiknya dilaminating sekalian dokumen-dokumen berharga Anda.

Untuk dokumen yang tidak bisa dilaminating karena lembarannya banyak atau berupa sebuah buku maka caranya adalah membukusnya dengan plastik yang agak tebal. Usahakan pakai plastik yang bening sehingga kalau suatu saat mencari akan memudahkan. Atau jika tidak bisa maka bisa gunakan map plastik yang agak besar dan masukkan semua dokumen penting di dalamnya.

Selanjutnya, simpan semua dokumen penting itu dalam tempat aman dan terkunci. Jauhkan dari jangkauan anak-anak. Pastikan tempat penyimpanan tidak lembab dan memiliki sirkulasi udara yang memadai. Usahakan tempat penyimpanan jauh dari air, minyak, debu dan panas matahari langsung yang dapat merusak kertas dokumen.

Jangan lupa untuk memberikan kamper, kapur barus dalam tempat penyimpanan untuk mengusir ngengat dan mengurangi kelembaban. Periksa beberapa bulan sekali agar ruang penyimpanan kena sirkulasi udara dan menjaga agar dokumen tidak lengket. Kembalikan dokumen ke tempatnya semula setelah Anda gunakan.